Hoekstra Binnenvaart Innovine case

Hoekstra Binnenvaart Transport BV

80% kostenreductie ten opzichte van papieren laadbonnen en facturatie

Contactpersoon

Frank Winia

Website

hoektrans.nl

Rol

Planning, Financieel en Commercieel

Bedrijfsnaam

Hoekstra Binnenvaart Transport BV

Klant bij Innovine Projects sinds

2018

Hoekstra Binnenvaart Transport BV, al meer dan 25 jaar een expert in transport over Europese binnenwateren, vervoert voornamelijk droge lading zoals zand, grind, houtsnippers, en speciale ladingen zoals betonelementen en constructiedelen.

Ze opereren met een vloot van eigen schepen en schepen in opdracht, waarbij ze bemiddelen tussen schepen en ontvangers zoals betoncentrales. Dankzij hun eigen schepen kunnen ze het hele jaar door transporteren en klanten nauwkeurige transportkosten bieden.

Uitdaging en Aanleiding voor Verandering

Eind 2017 besloot Hoekstra Binnenvaart Transport een groot deel van hun werkzaamheden te automatiseren. De administratie van laadbonnen en facturatie werd destijds handmatig uitgevoerd, wat ongeveer 16 uur per week in beslag nam. Dit proces was tijdrovend en inefficiënt. Hoekstra was op zoek naar een snellere en efficiëntere manier om deze taken uit te voeren, wat leidde tot hun samenwerking met Innovine.

Implementatie van de IT-oplossing

Begin 2018 nam Hoekstra de door Innovine ontwikkelde IT-oplossing in gebruik. Alle informatie werd gecentraliseerd in één systeem, wat directe en continue verwerking mogelijk maakte. Dankzij de automatisering werd de tijd besteed aan het aanmaken van orders tot aan de facturatie drastisch verminderd van 16 uur naar slechts 2 uur per week, inclusief kwaliteitscontroles en automatische boekhoudkundige verwerking via een koppeling met Snelstart. Dit zorgde voor een volledig gestroomlijnd proces van begin tot eind.

Daarnaast werd ook de verwerking van laadbonnen voor de schippers geautomatiseerd. Schippers kunnen nu documentatie via hun telefoon in het systeem opslaan, wat niet alleen het proces vereenvoudigt maar ook dient als referentiepunt voor voorgaande reizen. De digitale verwerking van laadbonnen start automatisch workflows voor andere onderdelen van het proces, wat verdere efficiëntie oplevert.

Waarom Innovine?

Voor de samenwerking met Innovine heeft Hoekstra verschillende softwarepakketten geëvalueerd. Echter, ze kwamen tot de conclusie dat Innovine een op maat gemaakte IT-oplossing kon bieden die beter aansloot op hun specifieke wensen en bedrijfsprocessen.

Innovine vertaalde de behoeften van Hoekstra naar een eenvoudige en efficiënte oplossing die met het bedrijf kon meegroeien en zich kon aanpassen aan externe marktfactoren.

Resultaten en Voordelen

De IT-oplossing van Innovine heeft de bedrijfsprocessen van Hoekstra aanzienlijk verbeterd. Medewerkers kunnen zich nu richten op belangrijkere taken, wat de operationele efficiëntie verhoogt en het bedrijf in staat stelt meer waarde te leveren aan zowel bestaande als nieuwe klanten.

Door de continue groei van de IT-oplossing heeft Hoekstra de flexibiliteit om door te ontwikkelen en te reageren op marktveranderingen, wat bijdraagt aan de algehele groei van het bedrijf.

De oplossing

Een systeem wat de bedrijfsprocessen van A tot Z ondersteunt:

Order Management: Beheer van orders van creatie tot voltooiing.
Workflow Afhandeling: Geautomatiseerde workflows gebaseerd op orderstatussen.
Automatische Facturatie: Inclusief standaardregels en specifieke prijsgegevens, met directe verzending.
API Koppeling met Snelstart: Voor directe factuurverwerking in de boekhouding.
Inzichten/Dashboards: Informatie over gasolieprijzen, pegelstanden, financieel overzicht en tonnage.

Beheer Administratie:

Klantrelatiebeheer: Specificaties voor laad- en losplaatsen, reizen en configuraties zoals laagwater.
Transporteursmanagement: Capaciteit en afmetingen configuratie per transporteur.
Ladingbeheer: Toevoegen van specifieke ladingen.
Gebruikersbeheer: Rollenbeheer voor interne en externe gebruikers.
Instellingenbeheer: Configuratie van orders en facturen.

Boekhoudadministratie:

results:

Frank Winia

Planner - Hoekstra Transport B.V

“Door de continue mogelijkheden van het automatiseren van onze bedrijfsprocessen groeit onze IT-oplossing. Het mooie daaraan is dat die IT-uitbreidingen ervoor zorgen dat de medewerkers ruimte krijgen om op andere dingen te kunnen focussen. Hierdoor kunnen we meer op pad en waarde leveren voor onze (nieuwe) klanten. Hierdoor kan het bedrijf zelf ook weer groeien! De vertaling van wat wij willen in onze bedrijfsprocessen en hoe dat dan verwerkt wordt in ons systeem wordt altijd goed gecommuniceerd en op een schaalbare manier in ons systeem verwerkt.”

De flexibiliteit van het programma, aangepast aan onze specifieke behoeften, heeft ons de mogelijkheid gegeven om ons calculatieproces volledig te optimaliseren en ons te richten op andere kritieke bedrijfsprocessen.”

Success stories from
our clients

Learn how our solutions deliver real results by meeting the unique needs of clients with specific business processes, specialized expertise, and complex business logic.