Mogelijk verricht je nog veel handmatig werk binnen jouw bedrijfsprocessen en sla je nog papieren documenten op? De administratie verloopt via een papieren afhandeling en een andere afdeling – bijvoorbeeld de serviceafdeling – verwerkt documenten, facturen of bonnen op diezelfde wijze. Beide afdelingen hebben geïntegreerde processen maar communiceren niet goed met elkaar. Personeel werkt hierdoor inefficiënt en de werkzaamheden zijn tijdrovend! Deze werkprocessen vragen om aandacht. De begrippen digitaliseren en automatiseren zijn de sleutels tot de oplossing naar jullie succes.

Digitaliseren met een geïntegreerd systeem

In praktijk komen we nog veel situaties tegen waarin de werkprocessen nog inefficiënt en ineffectief werken. Bijvoorbeeld organisaties die te maken hebben met genoeg administratief werk, waar de serviceafdeling onnodig meerwerk verricht of een andere afdeling veel tijd steekt in langdurige werkprocessen. Het is belangrijk dat afdelingen die afhankelijk van elkaar zijn, ook feilloos met elkaar kunnen communiceren. Er moet namelijk een geïntegreerd proces ontstaan. Niet alleen om extra werk uit handen te nemen bij de medewerkers, maar ook om fouten fors te reduceren en op lange termijn tijd en geld te besparen.

We missen hier vaak het digitaliseren van de belangrijkste werkprocessen binnen organisaties. Zo hebben we laatst voor een case IT-oplossingen toegepast waarin het digitaliseren en de integratie van de belangrijkste bedrijfsprocessen centraal stonden. Het doel was om deze processen automatisch te laten verlopen. Zo wordt er door de medewerkers pas écht waarde toegevoegd, omdat ze meer tijd overhebben tijdens deze processen.

Onderstaande taken werden o.a. uitgevoerd bij twee verschillende afdelingen:

(Interne) administratieve medewerkers:

• Onderhoudscontracten maken en beheren;
• Bestelbonnen en facturen verwerken;
• Planningen maken.

(Externe) servicemedewerkers:

• Het fysiek ophalen van de producten in verschillende depots;
• Klantbezoeken voor service(onderhoud) op basis van een planning;
• Bestelbonnen laten ondertekenen door klanten;
• Het administratief verwerken van de klantbezoeken en de geleverde service.

Al deze taken werden voorheen voornamelijk handmatig gedaan en via papier verwerkt. Door het handmatig werk kwam het geregeld voor dat de data niet altijd correct was, wat vervolgens weer resulteerde in fouten binnen het proces. Al met al: tijdrovend. De behoefte naar het digitaliseren en automatiseren van de werkprocessen was hier groot.

Laat gebrek aan kennis je niet weerhouden om te digitaliseren

Voor velen is het moeilijk om innovatie en verandering aan te gaan, vooral wanneer er geen noodzaak lijkt te zijn en alles als ‘normaal’ verloopt. Onbekend maakt onbemind, maar wat doe je als het slecht gaat? Dan is er vaak geen ruimte, tijd of geld voor verandering, toch? De bewustwording van een aantal belangrijke aspecten ´waarom´ weinig organisaties iets doen met digitaliseren is de eerste stap naar succes.

Er zijn veel organisaties die nog te weinig doen met digitaliseren. Zonde, want de wereld verandert en je moet mee! Het probleem is dat je irrelevant wordt, achter de feiten aanloopt en vastloopt wanneer de urgentie er is. Waar het wél om gaat is het hebben van een visie, de waarde begrijpen om verder te denken en door te ontwikkelen. Innovine ziet hier vaak een hulpvraag ontstaan. Het hardnekkige ‘probleem’ wordt vaak niet gezien of de mogelijkheden voor verbetering zijn niet altijd even helder.

We weten allemaal dat ook jouw organisatie groei realiseert, dat technologische mogelijkheden groeien en blijven evalueren. Het zien van de nut en noodzaak om ook jouw werkprocessen en systemen aan te passen op die groei is belangrijk. De investeringen gepaard met deze groei worden – met de juiste doelstellingen – dubbel en dwars terugverdiend in de toekomst. We denken dat het nuttig is om hier het gesprek over aan te gaan, zodat ook jouw inzicht in het digitaliseren en automatiseren wordt verreikt.

Maak het onderwerp digitaliseren en automatiseren bespreekbaar, bekijk en laat landen wat dit voor goeds kan betekenen voor nu en vooral voor de toekomst.

Wil je meer situaties zien, om de mogelijkheden te zien? Kijk dan bij onze cases: Cases