Hoe vaak komen wij problemen tegen bij organisaties die het frustrerend vinden om te werken met tientallen diverse systemen. Geen enkel systeem kan met elkaar communiceren, niets of weinig is geautomatiseerd (of niet goed), dus er komt enorm veel werk bij kijken waar werkelijk natuurlijk niemand op zit te wachten. Een gebruiksvriendelijke DMS is hier de oplossing voor! Een DMS kan veel voor je organisatie betekenen, maar waar moet je als organisatie op letten wanneer je onderzoek doet naar een DMS?

Simpel, Snel en Veilig met DMS

In deze snel veranderde digitale wereld waar we in leven is het voor iedereen en met name voor jouw organisatie van essentieel belang om simpel, snel en veilig te werken. Een DMS behoort vele behoeftes van je organisatie in te vullen en toekomstbestendig te zijn. Het moet Simpel zijn om met het DMS RetSoft te (leren) werken. Het heeft een mappenstructuur en een Windows ‘look & feel’, dit zal voor jou herkenbaar zijn en maakt de drempel laag om mee te werken. Een DMS behoort Snel te kunnen functioneren vanwege ‘een optimale zoekfunctie’. Hierdoor kun je snel het juiste document en de benodigde informatie vinden. De responsetijd van een zoekopdracht is zeer kort, je hebt het gewenste document in mum van tijd gevonden. Je DMS moet Veilig zijn, je hebt één database en een ‘two-factor-authentication’ functionaliteit. Hoe meer systemen, hoe ingewikkelder en chaotischer het wordt, veel meer kans op een datalek. Ook is er een rechten-beheersysteem, jij bepaalt wie wat mag in RetSoft. Door de audit log zie je precies wie wat heeft gedaan.

Wanneer is een DMS passend voor jouw organisatie?

Dat is denk ik de grote vraag, wanneer is een DMS nu geschikt voor jouw organisatie. Om deze vraag te kunnen beantwoorden, zou je eerst de onderstaande vragen moeten beantwoorden.

• • Sla je documenten ook nog op in een netwerkdrive, met de Windows verkenner en de mappenstructuur?
  • Vind je dit omslachtig en onveilig?
  • Ben je vaak te lang aan het zoeken naar de juiste documenten en informatie?
  • Vind je het lastig om bij te houden wanneer contracten aflopen of bepaalde taken gedaan moeten worden?
  • Vraag jij jezelf weleens af of je met de laatste versie van het document werkt? Of zou je dit wel graag willen inzien?
  • Of vraag je je soms af of jouw collega, jouw klant of leverancier de juiste versie heeft? Of zou je hier ook graag overzicht in willen hebben?
  • Zou je graag willen werken vanuit één centrale database?
  • Zou je graag informatie en documenten willen koppelen aan verschillende dossiers?
  • Wil je graag meer geautomatiseerd werken?

Heb je toch vaker ja beantwoord, dan is een DMS de oplossing! Met RetSoft is ons uitgangspunt: op één centrale plaats opslaan van alle documenten en alles snel terug kunnen vinden. Of het nu facturen, contracten, tekeningen of e-mails zijn.

Voordelen RetSoft DMS

De sleutel tot een passende en toekomstbestendige DMS is om rekening te houden met hoé die applicatie werkt. Vaak kom je wel goede functionaliteiten tegen die een DMS bevatten, maar schort het meer aan de gebruiksvriendelijkheid. Je ziet bijvoorbeeld de functionaliteiten: versiebeheer, workflow management en het makkelijk terugvinden van al je informatie terug. Deze functies zijn super, maar werken alleen als het voor jou ook lekker werkt. Gebruiksgemak staat centraal.Vervolgens is het van essentieel belang om je DMS te koppelen met andere prominente systemen binnen jouw organisatie. Denk hierbij aan bijvoorbeeld ERP- en CRM-systemen.

Wil je nog wat dieper ingaan op wat een DMS kan en waarom het eventueel geschikt is voor jouw organisatie? Neem contact met ons op, wij helpen je graag bij meer inzichten en wanneer passend bij ons DMS RetSoft!