Geautomatiseerd Gate Management: In de logistieke sector telt elke minuut. Toch verliezen distributiecentra, terminals en warehouses dagelijks waardevolle tijd door lange wachtrijen, inefficiënte registratieprocedures en foutgevoelige handmatige processen aan de poort. Vrachtwagens staan onnodig stil, chauffeurs verspillen uren, en het overzicht op inkomende en uitgaande stromen ontbreekt vaak.

Daar komt geautomatiseerd gate management in beeld – een slimme, digitale oplossing die het toegangsproces volledig stroomlijnt. Geen clipboards of telefoontjes meer, maar real-time registratie, automatische toegang en directe koppelingen met je WMS of ERP-systeem.

In deze blog ontdek je waarom geautomatiseerd gate management niet langer een “nice to have”, maar een absolute must is voor elk modern logistiek bedrijf. We bespreken concrete voordelen zoals tijdwinst en kostenbesparing, tonen hoe het in de praktijk werkt én laten zien hoe je de CO₂-uitstoot verlaagt door simpelweg slimmer om te gaan met toegang en planning.

Wat is geautomatiseerd gate management?

Geautomatiseerd gate management – ook wel gate automation genoemd – is het digitaliseren en automatiseren van het toegangsproces voor vrachtwagens op logistieke locaties zoals distributiecentra, terminals of productiebedrijven. Waar vroeger een medewerker of de vrachtwagenchauffeur zelf handmatig kentekens noteerde, papieren controleerde en toegang verleende, zorgt een geautomatiseerd systeem voor een snelle, veilige en foutloze verwerking van binnenkomend en uitgaand verkeer.

Moderne gate management-oplossingen maken gebruik van technologieën zoals:

• QR-codes: Chauffeurs kunnen vooraf digitaal worden aangemeld en ontvangen een unieke toegangscode, die bij aankomst gescand wordt.

• API-integraties: Het systeem koppelt eenvoudig met bestaande ERP-, WMS- of TMS-software, zodat transportplanning en toegangsbeheer realtime worden gesynchroniseerd.

Wat dit systeem onderscheidt van traditionele methodes is niet alleen de snelheid, maar de implementatietijd (oftewel je kan het direct in gebruik nemen!), schaalbaarheid, foutreductie. Bedrijven krijgen grip op wie zich heeft aangemeld, wanneer een vrachtwagen naar een dock moet en wanneer de vrachtwagen weer klaar is met laden/lossen. 

Geautomatiseerd gate management is dan ook geen luxe meer, maar een essentiële stap in het optimaliseren van toegangscontrole voor vrachtwagens – met voordelen op het gebied van efficiëntie, veiligheid en duurzaamheid.

Waarom is gate management cruciaal voor logistieke bedrijven?

De toegangspoort is letterlijk het beginpunt van elk logistiek proces – en daarmee ook de plek waar veel vertraging, inefficiëntie en fouten ontstaan. Toch blijft dit knooppunt in veel bedrijven onderbelicht. Terwijl juist hier met automatisering enorme winst valt te behalen op het gebied van tijd, kosten, veiligheid en duurzaamheid.

Minder wachttijd, meer doorvoer en capaciteit
Wachttijden van 20 tot 60 minuten per vrachtwagen zijn eerder regel dan uitzondering bij distributiecentra en terminals. Die stilstand kost geld – voor transporteurs én verladers. Met geautomatiseerd gate management kunnen vrachtwagens sneller doorrijden en digitaal geïnformeerd worden over de order(s) die ze komen ophalen of lossen. Resultaat: een tot 50% snellere verwerking aan de poort, met hogere doorvoercapaciteit per shift.

Realtime overzicht en voorspelbaarheid
Waar handmatige registraties zorgen voor vertraging en gebrekkig inzicht, zorgt automatisering voor een continu actueel overzicht van alle inkomende en uitgaande vrachtwagens. Voor planners en yard managers en wie zich op het terrein bevindt en waar knelpunten ontstaan. Hierdoor kunnen ze sneller bijsturen, tijdsloten beheren en piekdrukte spreiden. Dit verbetert de capaciteitsbenutting én de servicegraad richting klanten.

Verhoogde veiligheid en compliance
Toegang tot bedrijfsterreinen vereist controle – zeker bij gevoelige, gevaarlijke of gereguleerde goederen. Een gate managementsysteem helpt bedrijven niet alleen om aan strengere veiligheids- en milieuregels (zoals ISO 14001 of HSE) te voldoen, maar biedt ook betere bescherming tegen ongeautoriseerde toegang.

Duurzaam en meetbaar voordelig
Wachttijd is niet alleen een kostenpost, maar ook een bron van onnodige CO₂-uitstoot. Stationair draaiende vrachtwagens verbruiken brandstof zonder te bewegen. Door de toegang te versnellen en verkeersstromen te optimaliseren, kunnen bedrijven met Truck Entry hun ecologische voetafdruk aantoonbaar verkleinen – een belangrijk voordeel in ESG-rapportages en aanbestedingen met duurzaamheidscriteria.

Hoe werkt Truck Entry in de praktijk?

Truck Entry is ontworpen om logistieke processen bij de poort slimmer, sneller en eenvoudiger te maken – zonder langdurige of complexe IT-trajecten. De kracht zit in de praktische toepasbaarheid, snelle implementatie en intuïtieve ervaring voor alle betrokkenen: van chauffeur tot planner.

Stap 1: Digitale pre-registratie en aanmelding
Zodra een transport gepland wordt, kan de chauffeur of transportplanner zich vooraf aanmelden via het portaal van Truck Entry. Hierbij worden gegevens zoals kenteken, chauffeur,  type transport en referentienummer ingevoerd.

Stap 2: Automatische toegangscontrole op locatie
Bij aankomst scant de chauffeur simpelweg een QR-code of maakt gebruik van de aanwezige kiosk bij de laadlocatie. Het systeem controleert realtime of de vrachtwagen toegang mag krijgen en opent – bij goedkeuring – direct de slagboom. Geen wachtrijen, geen papieren checklists, geen menselijke foutmarges.

Stap 3: Realtime monitoring en doorstroombeheer
Zodra de truck het terrein betreedt, wordt dit geregistreerd in het digitale dashboard. Hierin zien planners en (dock)managers live waar voertuigen zich bevinden, hoeveel tijd ze binnen zijn, en of er vertragingen of bottlenecks dreigen te ontstaan. Dankzij dit overzicht kan de doorstroom proactief worden gestuurd, worden tijdsloten optimaal benut, en wordt de verwerking aan laad- en loskades efficiënter ingericht.

Stap 4: Integratie, schaalbaarheid en data-analyse
Truck Entry integreert met vrijwel alle gangbare systemen en werkt via een modulaire opbouw: je begint klein en breidt uit naar wens. De verzamelde data over toegang, verblijfsduur en verkeersstromen wordt automatisch opgeslagen. Dit biedt waardevolle inzichten voor continue verbetering van de supply chain, en vormt een solide basis voor audits, rapportages of performance monitoring.

Waarom kiezen bedrijven voor Truck Entry?

• Binnen 2 uur operationeel: geen IT-traject van maanden.
• Gebruiksvriendelijk voor chauffeurs: intuïtieve check-in via smartphone of kiosk
• Direct zichtbaar voordeel: minder wachttijd, lagere kosten, hogere doorloopsnelheid.

Kostenbesparing en ROI met Truck Entry
In de logistiek zijn marges dun, tijd kostbaar en personele druk hoog. Iedere minuut stilstand, elke manuele handeling en elk foutje in de toegang kan zich vertalen naar concrete verliezen. Truck Entry pakt precies die verspilling aan – en dat zie je terug in de cijfers.

Directe besparingen: tijd, arbeid en brandstof
Met Truck Entry worden wachttijden bij de poort gemiddeld met 30 tot 50% teruggebracht. Dit betekent dat vrachtwagens sneller verwerkt worden, chauffeurs minder stil staan, en personeel minder tijd kwijt is aan handmatige administraties.

Daarnaast zijn er minder fouten (zoals dubbele boekingen of verkeerde toegangen), wat leidt tot lagere herstelkosten en een soepelere flow op het terrein. Ook neemt de druk op planningsafdelingen af, dankzij realtime informatie en automatische toegang.

Voorbeeldberekening: kosten per jaar vóór en na implementatie

Situatie:
→ Distributiecentrum met gemiddeld 100 vrachtwagenbewegingen per dag.
→ Gemiddelde wachttijd per vrachtwagen zonder automatisering: 25 minuten.
→ Gemiddelde kosten per uur per chauffeur/truck (inclusief brandstof, arbeid, stilstand): €75.
→ Operationeel: 250 dagen per jaar.

Zonder Truck Entry:
→ 100 vrachtwagens × 25 min = 2.500 minuten per dag = 41,7 uur.
→ 41,7 uur × €75 = €3.127,50 per dag aan wachttijdkosten.
→ Jaarbasis (250 dagen): €781.875 aan verborgen kosten.

Met Truck Entry (50% reductie in wachttijd):
→ Wachttijdkosten dalen naar ca. €1.563,75 per dag.
→ Jaarbasis: €390.937,50.

–> Jaarlijkse besparing: ± €390.000 – zonder mee te rekenen: lagere personeelsdruk, foutmarges en optimalisatie van dockplanning.

Indirecte voordelen versterken de ROI

• Snellere doorlooptijd betekent hogere verwerkingscapaciteit zonder extra infrastructuur.

• Beter inzetbare medewerkers: minder administratief werk, meer focus op coördinatie en kwaliteitscontrole.

• Meer grip op kosten en prestaties: dankzij data-analyse kun je inefficiënties opsporen en gerichte verbeteracties ondernemen.

• Schaalbaar zonder investering in IT: dankzij de verschillende modellen.

• Het pay-per-use model betaal je alleen voor wat je gebruikt – perfect voor groeiende bedrijven of fluctuaties in volume. Of het enterprise model kan je Truck Entry inrichten voor jouw situatie.

Duurzaamheid & ESG-rapportage vereenvoudigen

De logistieke sector staat onder druk. Niet alleen om sneller en efficiënter te leveren, maar ook om dat op een duurzame en meetbare manier te doen. Grote klanten, overheden en investeerders stellen steeds strengere eisen rond CO₂-uitstoot, ESG-criteria en transparantie in de supply chain.

Met Truck Entry wordt duurzaamheid geen apart project, maar een automatisch resultaat van slimmer poortbeheer.

Minder wachttijd = minder uitstoot
Elke minuut dat een vrachtwagen stationair draait tijdens het wachten aan de poort, verbruikt hij brandstof en stoot hij CO₂ uit. Dit effect wordt vaak onderschat – maar de impact is enorm.

Concrete impact:

→ Gemiddeld verbruikt een stilstaande vrachtwagen 2 liter diesel per uur.
→ Eén truck die 25 minuten per dag wacht, verbruikt jaarlijks ±20 liter extra brandstof.
→ Bij 100 trucks per dag = 2.000 liter per jaar → ±5.320 kg CO₂-uitstoot (2,66 kg CO₂ per liter diesel).
→ Halvering van de wachttijd met Truck Entry = jaarlijkse besparing van ±2.660 kg CO₂.

En dat is nog zonder rekening te houden met verminderde filevorming, optimalere dockbezetting en betere transportplanning.

ESG-rapportage: automatisch, meetbaar en controleerbaar

Veel bedrijven worstelen met de vraag: “Hoe bewijzen we onze duurzaamheidsinspanningen?” Met Truck Entry beschik je over harde data over:

→ Aantal vrachtwagenbewegingen.
→ Gemiddelde wachttijd per truck.
→ Verblijfstijd op het terrein.
→ Doorstroomsnelheid per tijdslot.

Deze data maakt het mogelijk om:

• CO₂-besparing per locatie of klant te berekenen.

• Footprint-analyses op te stellen per productielocatie.

• Certificeringen (zoals ISO 14001 of GLEC) aan te tonen met concrete cijfers.

• Tenders te winnen waar duurzaamheid een beoordelingscriterium is.

Zo rapporteer je impact in je ESG-beleid:

“Door de implementatie van Truck Entry hebben we de gemiddelde wachttijd voor vrachtwagens met 40% gereduceerd. Dit resulteerde in een jaarlijkse besparing van ruim 3.500 liter brandstof en een vermindering van 9 ton CO₂-uitstoot.”

Voordelen voor merk en marktpositie

→ Duurzaamheidsimago versterken bij klanten en investeerders.
→ ESG-ready: snel reageren op auditverzoeken, RFP’s en compliance-vragen.
→ Beter scoren in ketenrapportages van grote partners zoals retailers of overheden.

Truck Entry helpt dus niet alleen bij efficiëntere toegang, maar ondersteunt actief je strategische duurzaamheidsdoelen.

Veelvoorkomende fouten bij gate management (en hoe je ze voorkomt)

Gate management lijkt op het eerste gezicht een simpel onderdeel van de logistieke operatie – een vrachtwagen komt aan, meldt zich, wordt geregistreerd, en rijdt door. Maar in de praktijk zien we dat juist op dit punt essentiële fouten en inefficiënties ontstaan die grote impact hebben op doorlooptijden, veiligheid en klanttevredenheid. Hieronder bespreken we de meest voorkomende valkuilen – en hoe je ze voorkomt met automatisering.

Fout 1: Handmatige registratie en papierstromen

In veel bedrijven is het toegangsproces nog afhankelijk van papieren vrachtbonnen, handmatige formulieren of telefonische aanmeldingen. Dit leidt tot fouten, verloren documenten, en inefficiënte communicatie tussen poort, planning en magazijn.

Oplossing: Met Truck Entry worden chauffeurs digitaal vooraf geregistreerd. Bij aankomst scant de chauffeur eenvoudig een QR-code of gebruikt de aanwezige kiosk. Alle gegevens worden met een API-koppeling met jouw back-end systeem (zoals een WMS) automatisch gekoppeld aan het juiste transport of ordernummer. Geen papiertjes meer, geen verwarring.

Fout 2: Lange wachttijden bij registratie aan de poort
Zonder een digitaal registratiesysteem moeten vrachtwagenchauffeurs zich bij aankomst handmatig aanmelden via intercoms, papieren formulieren of fysieke interactie met poortmedewerkers. Dit leidt regelmatig tot wachtrijen, zeker tijdens piekmomenten. Bij vertraging aan de poort schuiven laad- en lostijden op, wat de volledige dagplanning van het warehouse of DC onder druk zet.

Een logisch gevolg: een opstopping aan de gate werkt door in de hele logistieke operatie. Van onnodige stilstand tot inefficiënt gebruik van docks en personeel.

Oplossing: directe tijdswinst en betere capaciteitsverdeling met Truck Entry. Truck Entry automatiseert het hele registratieproces. Chauffeurs melden zich vooraf aan en kunnen bij aankomst direct scannen via QR. Dit bespaart gemiddeld 9 minuten per truck, wat op dagbasis neerkomt op uren aan tijdwinst.

Fout 3: Geen realtime overzicht van wie zich op het terrein bevindt
Zonder een geautomatiseerd systeem hebben veel bedrijven geen actueel zicht op welke voertuigen zich op het terrein bevinden, hoe lang ze daar staan, en of er uitzonderingen zijn.

Oplossing: Het dashboard van Truck Entry toont realtime alle aanwezige trucks, hun status (aangekomen, geladen, vertrokken), en de gemiddelde verblijfsduur. Hiermee krijg je grip op je operatie én voorkom je veiligheidsrisico’s.

Fout 4: Gebrekkige toegangscontrole en security
Wanneer toegang wordt verleend zonder gestandaardiseerde controle, ontstaan risico’s: ongeautoriseerde voertuigen kunnen binnenkomen, en compliance met regelgeving (denk aan HSE of ISO) komt onder druk te staan.

Oplossing: Elke beweging wordt gelogd, waardoor je altijd kunt aantonen wie, wat, wanneer en waarom op het terrein was.

Fout 5: Investeren in te zware of inflexibele systemen
Sommige bedrijven kiezen voor dure, logge software-oplossingen die maanden duren om te implementeren – en vervolgens niet aansluiten op hun bestaande processen of schaalbehoefte.

Oplossing: Truck Entry is ontworpen als een lichtgewicht, schaalbare oplossing met open API’s en een pay-per-use model. Je kunt klein beginnen, binnen 2 uur operationeel zijn, en geleidelijk uitbreiden – zonder zware investeringen of IT-complexiteit.

De rode draad

Veel fouten in gate management zijn het gevolg van gebrek aan inzicht, standaardisatie en realtime controle. Door te kiezen voor een oplossing als Truck Entry zet je een fundamentele stap richting een efficiënte, veilige en schaalbare logistieke operatie – klaar voor de eisen van vandaag én morgen.

Wat zeggen de trends? Truck Entry als fundament voor de toekomst

Recent Onderzoek (2025) laat er geen twijfel over bestaan: geautomatiseerd gate management staat aan het begin van een explosieve groeifase. Slechts 10% van de logistieke locaties in Nederland, België en Duitsland maakt momenteel gebruik van een geautomatiseerd systeem – terwijl de voordelen inmiddels onomstotelijk zijn bewezen.

Enkele kerninzichten uit het onderzoek:

• Marktomvang groeit fors: de Europese markt voor yard & gate management groeit met 7,6% per jaar richting $1,32 miljard in 2026.

• Concrete impact: Truck Entry verhoogt de verwerkingscapaciteit en reduceert operationele kosten met 40%.

• Technologie versnelt: self-service kiosken, API-integraties en vision AI zijn niet langer toekomstmuziek – ze kunnen nu al toegepast worden.

• Wetgeving dwingt digitalisering af: regelgeving rond eFTI, CO₂-tol, containerbeveiliging (Secure Chain), en ESG-rapportage maken gate automatisering steeds noodzakelijker.

• Toekomst: handsfree toegang en autonome trucks: slimme poorten die trucks herkennen en toegang verlenen zonder menselijke handeling worden de norm.

De take-away

Truck Entry is niet alleen een oplossing voor vandaag, maar een investering in de logistiek van morgen. In een wereld waar efficiëntie, duurzaamheid, veiligheid en compliance samenkomen aan de poort, vormt geautomatiseerd gate management de sleutel tot toekomstbestendig opereren.

Wil je als bedrijf koploper zijn in plaats van achter de feiten aan lopen?
Dan is nu het moment om te starten.

👉 [Vraag direct een demo aan] of neem contact op voor een adviesgesprek.