Weblegal
Meer dan 90% tijdsbesparing en foutloos proces door digitalisering van juridische bezwaarschriften
Contactpersoon
Joost Hofstede
Website
Rol
Oprichter
Bedrijfsnaam
Weblegal
Klant bij Innovine Projects sinds
2024
Weblegal is een innovatieve speler binnen de juridische sector, gespecialiseerd in het vereenvoudigen en digitaliseren van bezwaarprocedures voor burgers. Met platforms als MeesterBoete en BezwaarBoete biedt Weblegal laagdrempelige juridische ondersteuning bij uiteenlopende boetezaken, van verkeersboetes tot navorderingen en strafbeschikkingen.
Hun missie gaat verder dan alleen juridisch advies: Weblegal wil het proces rond bezwaar maken radicaal vereenvoudigen, zodat iedereen snel, efficiënt en zonder juridische drempels zijn recht kan halen. Daarbij staan gebruiksgemak, transparantie en toegankelijkheid voorop.
Door te investeren in slimme technologie en geautomatiseerde workflows, stelt Weblegal haar klanten centraal én blijft ze vooroplopen in een sector die traditioneel bekendstaat om administratieve complexiteit. De ambitie: juridische dienstverlening schaalbaar, betaalbaar en toegankelijk maken voor iedereen.
De uitdaging
Door het groeiende aantal zaken ontstond de noodzaak voor meer efficiëntie en schaalbaarheid. Het bestaande systeem bood te weinig ondersteuning voor automatisering, waardoor het lastig was om zonder extra personeel op te schalen en grip te houden op het proces. Weblegal zocht daarom een toekomstbestendige oplossing die het hele traject – van intake tot afronding en facturatie – centraal en geautomatiseerd afhandelt. Zo kunnen medewerkers en klanten rekenen op een snel, foutloos en transparant proces, met maximale focus op de inhoud van de zaak.
Implementatie van de IT-oplossing
Klantportaal:
Burgers kunnen snel en veilig boetezaken online indienen, documenten uploaden en realtime de status van hun dossier volgen. De intuïtieve interface maakt het proces voor iedereen toegankelijk.
Administratiesysteem:
Alle ingediende zaken worden automatisch als dossier aangemaakt. Het systeem genereert standaardbrieven en bezwaarschriften, en verzorgt alle communicatie met klanten en instanties digitaal. Automatische notificaties zorgen dat iedereen altijd op de hoogte is.
Automatiseringslaag
Documenten worden automatisch afgestemd op het type en de status van de zaak. Inkomende post van overheidsinstanties wordt direct verwerkt, en facturatie en betalingen (via Mollie) verlopen volledig automatisch. Bots dienen bezwaren rechtstreeks in bij de juiste overheidsportalen. Dankzij de multi-tenant opzet kunnen meerdere organisaties het platform binnen hun eigen omgeving gebruiken.
Alle processtappen zijn centraal te volgen en worden automatisch bewaakt, inclusief deadlines en taken. Weblegal kan zelf procesflows en zaaktypes aanpassen, waardoor het systeem flexibel blijft en meegroeit met de organisatie.
Waarom Innovine?
Voor Weblegal was vooral de persoonlijke en inhoudelijke aanpak van Innovine doorslaggevend. Het team schakelde snel, dacht kritisch mee over juridische werkprocessen en begreep de praktijk tot in detail.
Binnen Innovine speelde Caimey een sleutelrol. Zij maakten zich de juridische materie razendsnel eigen, stelden steeds de vraag “Wat werkt écht voor jullie praktijk?” en dachten actief mee over optimalisatie en uitbreiding. Caimey werd ervaren als een verlengstuk van het team, met eigenaarschap en betrokkenheid – niet alleen tijdens ontwikkeling, maar ook in onderhoud en verdere groei.
Resultaten en voordelen
Klanten ervaren nu een veel snellere, transparante en digitale afhandeling van hun dossiers. Door de schaalbare oplossing kan Weblegal bovendien eenvoudig het groeiende aantal zaken verwerken zonder extra personeel in te zetten. De samenwerking met Innovine en Caimey heeft daarnaast gezorgd voor een toekomstbestendig platform dat meegroeit met de organisatie. Dit resulteert in meer grip op het proces, hogere klanttevredenheid en maximale efficiëntie voor het hele team.
De oplossing
Gebruiksvriendelijk klantportaal
- Burgers kunnen eenvoudig online boetezaken indienen, documenten uploaden en de status van hun dossier volgen.
- Real-time inzicht in communicatie en voortgang van de zaak.
- Toegankelijk voor iedereen, zonder juridische of technische kennis
Slim administratiesysteem
- Automatische dossieraanmaak bij elke nieuwe zaak.
- Standaardbrieven, bezwaarschriften en correspondentie worden direct gegenereerd en digitaal verzonden.
- Alle communicatie met klanten en instanties verloopt centraal en digitaal.
- Automatische monitoring van deadlines, taken en vervolgacties.
Geavanceerde automatiseringslaag
- Inkomende post van overheidsinstanties wordt automatisch uitgelezen, gekoppeld en opgevolgd.
- Facturatie en betalingen volledig geautomatiseerd, inclusief integratie met e-boekhouder en Mollie.
- Bots dienen bezwaarschriften rechtstreeks in bij de juiste overheidsportalen.
- Multi-tenant platform: geschikt voor meerdere organisaties met eigen afgeschermde omgeving.
- Zelf aanpasbare procesflows en zaaktypes voor maximale flexibiliteit en schaalbaarheid.
Financieel en procesoverzicht
- Uitgebreide dashboards geven inzicht in alle lopende zaken, financiële stromen en processtatussen.
- Automatische herinneringen, rapportages en updates houden iedereen continu geïnformeerd.
resultaten:
- 90% minder handmatig werk: Door volledige automatisering is het grootste deel van de administratieve handelingen overbodig geworden.
- Tien keer snellere verwerking: De doorlooptijd per dossier is verkort van ruim 100 minuten naar slechts 10 minuten.
- Meer grip op het proces: Automatische monitoring van deadlines en taken zorgt voor beter overzicht en tijdige opvolging.
- Hogere kwaliteit en betrouwbaarheid: Minder kans op fouten dankzij automatische documentgeneratie en verwerking van inkomende post.
- Grotere klanttevredenheid: Klanten worden sneller geholpen, hebben altijd inzicht in hun dossier en ontvangen duidelijke, tijdige communicatie.
- Schaalbaar zonder extra personeel: Weblegal kan nu eenvoudig meer zaken behandelen, zonder extra medewerkers aan te nemen.
Joost Hofstede
Oprichter— Weblegal.
De samenwerking met Innovine en Caimey heeft voor Weblegal het verschil gemaakt. We hebben samen een platform gerealiseerd waarmee we ons hele bezwaarproces volledig konden automatiseren. Daardoor kunnen we nu veel meer zaken afhandelen met hetzelfde team en onze klanten sneller en beter helpen.
Wat ons vooral aanspreekt, is hoe goed Innovine en Caimey onze praktijk en uitdagingen begrepen – ze dachten continu met ons mee en kwamen met slimme oplossingen waar we écht wat aan hebben. Het resultaat is een toekomstbestendig systeem dat met ons meegroeit en waarmee we onze dienstverlening naar een hoger niveau hebben getild.
Wat je misschien ook leuk vindt om te lezen
Succesverhalen van
onze klanten
Ontdek hoe onze oplossingen echte resultaten leveren door in te spelen op de unieke behoeften van klanten met specifieke bedrijfsprocessen, gespecialiseerde expertise en complexe bedrijfslogica.
